Update 2019-08-17

ein neues Update mit einigen Verfeinerungen

Verbesserte Filter-Optionen

Nach dem letzte Woche die Schlagworte vorgestellt worden sind, haben wir uns diese Woche daran gemacht, die Gruppierungs-Filter zu aktualisieren, so dass wir hier nun von Schlagworten gebrauch machen können können. Vereinfacht gesagt lassen sich damit vom Adminstrator Strukturen für firmenspezifisch Arbeitsabläufe erstellen. Hier als Beispiel die Idee nicht mehr alle Lieferanten-Rechnungsprüfung zum prüfenden Mitarbeiter zu geben, sondern diese gleich einzuscannen und digital freizeichnen zu lassen. Mit einem Filter der nach

  • Art: \“Lieferanten-Rechnungen\“
  • Verantwortlich: Torsten Merz
  • Schlagworte IST NICHT \“Rechnung freigegeben\“

können wir nun einen individuellen Filter für Torsten Merz anlegen, in dem er alle noch zu prüfenden Rechnungen vorfindet. Gibt Torsten eine Rechnung frei in dem er das Schlagwort \“Rechnung freigegeben\“ setzt, dann verschwindet diese Rechnung bei der nächsten Aktualisierung aus dem Filter. Ist die Liste leer, sind alle Rechnungen freigegeben.

Ein anderes Beispiel:

  • Art: \“Lieferanten-Rechnung\“
  • Zieldatum KLEINER ALS heute
  • Schlagwort IST NICHT \“Ware eingetroffen\“

Und schon haben wir einen Filter erstellt, in der alle Lieferanten-Bestellungen zu finden sind, die noch nicht eingetroffen sind.

Dokument-Verantwortlicher

Damit die Filter funktionieren, haben wir die Möglichkeit hinzugefügt ein Dokument auch mit einem Verantwortlichen zu versehen. Bisher wurde nur abgespeichert, wer das Dokument erstellt hat, nun kann der Ersteller auch abweichend auch einen Verantwortlichen eintragen. Wird das Feld nicht gesetzt wird automatisch der Ersteller der Dokumentverantwortliche.

So kann z.B.: Jana Werner eine Lieferanten-Rechnung einpflegen, Thomas Fink zum Verantwortlichen machen und damit erscheint das Dokument in seiner Liste zu prüfender Lieferanten-Rechnungen.

Zur digitalen Rechnungsprüfung

Die digitale Rechnungsprüfvorgang hat nicht nur digitale Aspekte. Der genaue Ablauf in einer Firma muss deshalb genau überlegt und getestet werden. Fragen wie:

  • \“Kommt da noch ein Stempel drauf?\“
  • \“Erst Stempeln, dann Scannen?\“
  • \“Wo werden die physikalischen Rechnungen aufgehoben?\“
  • \“Wenn eine Rechnung digital eintrifft, soll sie dann trotzdem noch mal ausgedruckt werden?\“
  • \“Soll eine Kopie in den Projektordner gelegt werden?\“

etc. – also das Zusammenspiel zwischen physikalischen Abläufen und digitalen Abläufen müssen geprobt und getestet werden. Erst dann können die lästigen Rechnungsmappen aus dem internen Postkreislauf verschwinden.