Alles, was Ihr Betrieb steuern muss

Das Projekt ist das Herz von ExoMind®. Vom ersten Kontakt bis zur Schlussrechnung läuft alles an einer Stelle zusammen.

Ein Projekt sammelt alles, was zu einem Auftrag gehört: Kontakte, Angebote und Rechnungen, Aufgaben, Termine, Zeiten, Dateien und Notizen. Niemand muss zwischen Programmen wechseln, um den Stand eines Auftrags zu verstehen.

Projekte

• Projektphasen von der Anfrage bis zum Abschluss, frei konfigurierbar je Betrieb
• Workflows je Phase, zum Beispiel automatische Schritte nach einer Auftragsbestätigung
• Projektkategorien zur Gliederung, etwa nach Geschäftsbereich oder Projektart
• Follow-up-Termine direkt am Projekt, sichtbar in den Projektansichten
• Aufmaße und Auftragsfortschritt
• Notizen und Projektprotokolle mit Verlauf
• Mehrere Mandanten: Projekte bleiben ihrer Firma zugeordnet

Aufgaben

• Aufgaben an Projekten, Belegen und Kontakten, mit Zuständigen und Fälligkeit
• Aufgaben-Manager mit Filtern je Person und Team
• Wiederkehrende Aufgaben
• Aufgaben-Formulare und Antworten, auch als Qualitätskontrolle mit „bestanden / nicht bestanden“
• Aufgaben direkt im Beleg, auf Wunsch mit ausgedruckt
• Zeiterfassung direkt aus der Aufgabe starten
• Benachrichtigungen per E-Mail

Kalender & Planung

• Teamkalender mit Ereignisansicht
• Wochenplaner und Monatsplaner als Teamansicht
• Termine mit Projekten verknüpft, Terminkollisionen früh erkennbar
• Versandarten und Touren im Kalender
• iCal-Anbindung
• InfoWand für die Werkstatt (Shopfloor Board)

Tiefer einsteigen?

• Was sind Projekte?
• Projektphasen & Workflows
• Der Aufgaben-Manager
• Der Wochenplaner

Ein Angebot schreiben kann jedes System. In ExoMind® ist jedes Angebot zugleich seine Kalkulation, beliebig tief verschachtelt.

Die Kalkulation ist kein Extra-Modul. Sie steckt in jedem Beleg: Positionen bestehen aus Artikeln, Artikel aus Artikeln, und jede Ebene rechnet ihre Kosten mit. So wissen Sie bei jedem Angebot, woraus der Preis entsteht, und sehen später, ob er gehalten hat.

Tiefenkalkulation

• beliebig tief verschachtelte Kalkulationsebenen in jedem Beleg
• Positionen und erweiterte Positionen, Unterpositionen auf Wunsch im Druck ausgeblendet
• Zuschläge, Preisgruppen und Preisgültigkeit nach einem einheitlichen Modell
• variable Materialpreise
• Rundungseinstellungen je Position
• Festpreis direkt in der Positionsansicht
• Auswertung einer Position: Kosten, Zeiten, Material

Belege

• Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Teilrechnung, Proformarechnung, Storno, Mahnung
• Rechnung aus mehreren Belegen, mehrere Belege auf einmal als bezahlt markieren
• Rabatte, Versandkosten und Gutscheine als eigene Wertanpassungen, netto oder brutto, in Prozent oder Betrag
• Versandzuschlag je Land, Kundenrabatt beim Anlegen
• Steuersatz und Berechnungszeitpunkt werden am Beleg und je Position gespeichert
• Einleitung, Schlusstext, Steuersatz, Rabatt, Sprache und Zahlungsbedingungen kommen aus dem Kontakt
• Vorlagen für wiederkehrende Angebote, Text-Variablen
• Belege direkt aus ExoMind® per E-Mail verschicken

E-Rechnung & Ausschreibung

• E-Rechnung, auf Wunsch mit Projektnummer
• GAEB-X83-Import: Leistungsverzeichnisse direkt in die Kalkulation übernehmen
• SEPA-Abläufe

Tiefer einsteigen?

• Die Tiefenkalkulation (Grundlagen)
• Position vs. Erweiterte Position
• Vorlagen nutzen
• X83 Schnittstelle

Bauen Sie Verkaufsartikel so, wie Ihr Betrieb sie herstellt: aus Material, Arbeit und Baugruppen.

Ein Artikel in ExoMind® kann ein einzelnes Teil sein oder ein komplettes Produkt mit Stückliste. Ändert sich ein Materialpreis, rechnet jede Baugruppe und jede Kalkulation, die ihn nutzt, mit.

Artikel

• globale Artikel und Dokument-Artikel
• Baugruppen und Definitionen: Artikel, die aus Artikeln bestehen
• Set-Artikel und Alternativartikel mit eigenem Titel
• Optionen, auch dupliziert und übersetzt
• Artikelgruppen und Sammlungen (Smart Folder)
• Preisfelder mit Netto und Brutto, Preisvergleiche zwischen Lieferanten
• Lizenzgeber und Artikellizenzen
• Paketanzahl und Gewicht am Artikel

Pflege

• Massenbearbeitung von Artikeln
• Import aus CSV, Update-Import für bestehende Artikel
• Artikel-Export
• Schlagwörter auf allen Artikeln

Mehrsprachig

• Übersetzungen für Artikeltitel, Optionen und Versandarten
• Sprache des Belegs kommt aus dem Kontakt

Tiefer einsteigen?

• Artikel verstehen
• Baugruppen & Definitionen
• Artikel importieren
• Preisvergleiche

Vom Lagerplatz über das Fertigungsblatt bis zur Tour: ExoMind® bringt Material, Werkstatt und Auslieferung zusammen.

ExoMind® weiß, was wo liegt, was bestellt werden muss und was diese Woche gefertigt und ausgeliefert wird. Die Werkstatt bekommt dafür eigene Unterlagen, der Versand eigene Ansichten.

Lager & Einkauf

• Lagerstruktur mit Lagerorten
• Lagerbewegungen mit Protokoll
• Chargen, wo Ihre Produkte sie brauchen
• Bestellvorbereitung und Lieferanten
• Etiketten und Lager-Hardware

Fertigung

• Fertigungsblatt: Artikel nach Schlagwörtern gruppiert, mit Positionstitel und Positionstext
• Belegartikelblatt mit Fertigungsblatt-PDF
• Aufgaben und Qualitätskontrollen für die Werkstatt
• InfoWand für die Halle

Versand & Touren

• Lieferwochenblatt: alle Belege einer Lieferwoche mit Tour, Versandart und Fälligkeit
• Versanddokumente und Rechnungen direkt aus dem Lieferwochenblatt, auch als Sammel-PDF
• Touren im Beleg und in der PDF, Fälligkeit folgt der Tour
• Lieferreihenfolge an Kontakten
• Versandkosten netto oder in Prozent, Versandzuschlag je Land
• Versandetiketten mit Paketanzahl je Artikel, Adressetiketten
• Intrastat-Bericht

Tiefer einsteigen?

• Einführung & Lagerstruktur
• Bestellvorbereitung & Lieferanten
• Hardware & Etiketten

Zeiten entstehen dort, wo gearbeitet wird: an der Aufgabe, im Projekt, am Terminal in der Werkstatt oder unterwegs auf dem Smartphone.

Weil jede Stunde einem Projekt zugeordnet ist, fließt die Zeiterfassung direkt in die Nachkalkulation. Für Mitarbeiter in Werkstatt und Produktion gibt es den günstigen Light-Zugang.

Zeiterfassung

• Start direkt aus Aufgabe, Termin oder Projekt
• Kiosk-Modus als Terminal in der Werkstatt
• App für Smartphone und Tablet
• Zeiterfassungsgeräte je Nutzer
• Pflicht-Beschreibungen, wo sie gebraucht werden
• Filter für nicht abgerechnete Zeiten, Permalinks im Zeittracker
• Arbeitszeitnachweise im Projekt

Personal

• Arbeitszeitmodelle und Schichtplan
• Urlaub erfassen, Urlaubsanträge mit Genehmigung per E-Mail
• Feiertage
• Personal-Auswertungen, Produktivitätsbericht mit Produktivitätsfaktor

Tiefer einsteigen?

• Einführung Zeiterfassung
• Der Kiosk-Modus (Desktop-Terminal)
• Arbeitszeitmodelle
• Urlaub erfassen

Kunden, Lieferanten, Partner und Ansprechpartner in einer Datenbank, überall in ExoMind® mit einem Tastendruck zu finden.

Die globale Suche ist in jedem Fenster da. Ein paar Buchstaben reichen, und Sie sehen Kontakt, Telefonnummer und letztes Projekt, ohne die Kontaktkarte zu öffnen.

Kontakte

• Organisationen und natürliche Personen, verknüpft als Ansprechpartner
• Kontaktarten, darunter Kunden, Lieferanten und Vertreter
• Zahlungsbedingungen, Rabatt, Sprache und Lieferadresse je Kontakt
• Aufgaben, Termine, Belege und Projekte direkt am Kontakt
• Dubletten finden und Kontakte verschmelzen
• Import von Kontakten

Vertrieb

• Leads und Projektstatus im Blick, Follow-up-Termine am Projekt
• Vertreter an Kontakten und Belegen
• Angebote mit Status zur Weiterverarbeitung
• Auftragseingang und Umsatzprognose in den Dashboards

Ordnung

• Schlagwörter auf allen Objekten, auch auf mehreren gleichzeitig
• Schlagwörter lösen Arbeitsabläufe und Webhooks aus

Tiefer einsteigen?

• Personen, Firmen, Ansprechpartner
• Die Globale Suche
• Kontakte verschmelzen

Wie laufen die Projekte, was ist beauftragt, wer arbeitet woran? Die Antworten stehen in ExoMind®, nicht in einer Excel-Liste daneben.

Dashboards

• Home-Dashboard für den Überblick
• Finanz-Dashboard mit Einnahmen und Ausgaben, Vorjahreswerte daneben, Auftragseingang als Kachel
• Work-Dashboard: wer arbeitet diese Woche woran
• Dashboards je Nutzer anpassbar

Berichte

• Dutzende fertige Berichte zu Umsatz, Projekten, Personal und Lager
• Umsatzprognose, auch gestapelt
• Beleglisten mit Lieferwoche und Filtern, Adressetiketten, Intrastat
• Berichte mit Parametern, Jahre als Spalten

Eigene Berichte

• Eigene Berichte aus SQL-Abfragen für Administratoren
• duplizieren, mit Logo und eigener Ausrichtung
• CSV-Export über signierte Links, etwa für Excel, BI-Werkzeuge oder Ihre KI

Tiefer einsteigen?

• Auswertungen (Reports): Übersicht
• Das Finanz-Dashboard
• Das Work-Dashboard

ExoMind® spricht mit Buchhaltung, Shop und Ausschreibung und lässt sich über eine offene API an Ihre eigenen Werkzeuge anbinden.

Buchhaltung

• DATEV-Schnittstelle und DATEV-Kontaktexport
• Addison-Belegexport
• E-Rechnung

Shop

• Shopify: Bestellungen kommen als Belege, Rechnungen bei erfüllten Bestellungen, die Shopify-Rechnungsnummer wird übernommen
• WooCommerce: Produkte verknüpfen, Bestellungen in ExoMind® abrechnen
• mehrere Shops gleichzeitig, alle laufen in dasselbe ExoMind®
• Wie Shop, Fertigung und Lager zusammenspielen, zeigt Shop2Production

Ausschreibung & Daten

• GAEB-X83-Import in die Kalkulation
• Import und Export per CSV für Artikel, Kontakte und Zeiten
• Datensicherung zum Herunterladen

Automation

• Arbeitsabläufe mit Aktionen: Mails versenden, Schlagwörter setzen, Auslöser bei Beauftragung und Storno
• Webhooks, wenn ein Schlagwort angehängt oder entfernt wird
• REST-API mit Scopes: jeder Schlüssel bekommt nur die Rechte, die Sie ihm geben

Mehr dazu, was das für KI-Anwendungen bedeutet, steht unter KI-Ready.

Tiefer einsteigen?

• DATEV Schnittstelle
• WooCommerce Schnittstelle
• Shop & Web: Einführung
• Daten Importieren (CSV)

Mehrere Firmen, viele Rollen, ein System. ExoMind® bildet Firmengruppen ab und regelt genau, wer was sehen darf.

Mandanten

• mehrere Firmierungen oder Geschäftsbereiche in einer Installation, drei Mandanten inklusive
• je Nutzer festlegen, welche Mandanten er sieht
• eigene Feldnamen und Formularfelder je Mandant
• parallele Rechnungskreise je Mandant

Nutzer & Rechte

• Benutzerrollen mit fein abgestuften Rechten
• Teams und Kalendergruppen
• eigene SMTP-Einstellungen
• 2-Faktor-Authentifizierung
• Nutzerarten Admin, Plus und Light, monatlich anpassbar

Firmenwissen

• Firmen-Wiki
• Newsboard, auch je Abteilung, als InfoWand nutzbar
• Dateiverwaltung an Projekten, Kontakten und Belegen

Betrieb

• 100 % Cloud, im Browser auf Rechner, Tablet und Smartphone
• keine Installation, keine Update-Termine
• automatische Datensicherung, Export jederzeit

Tiefer einsteigen?

• Mandanten verwalten
• Benutzerrollen & Rechte
• 2-Faktor-Authentifizierung
• Das Firmen-Wiki