Vorlagen nutzen

ExoMind® bietet jeder Firma die Möglichkeit Dokumente als Vorlagen zu verwenden. Dabei hat jeder Dokumenttyp seine eigenen Vorlagen. Bei Briefen könnten dass zum Beispiel sein:

• Vorlage für eine Einladung zum Bewerbungsgespräch
• Vorlage für eine geheimhaltungserklärung
• Vorlage für eine Baubehinderungsanzeige

Bei Angeboten können Vorlagen für häufig verkaufte Produkte erstellt werden, und so weiter. Jedes Dokument kann (auch nachträglich) zu einer Vorlage gemacht werden. Setzen Sie dabei einfach in den Dokumenteinstellungen das Häkchen “Ist Vorlage” und speichern Sie das Dokument. Sobald Sie dies getan haben, erscheint das Dokument bei allen Nutzern als ein mögliches Vorlagedokument im Dokumenten-Reiter. Damit ein Nutzer die Vorlage verwenden kann, muss jedoch er oder sie die das Dokument als persönliche Vorlage markieren. Das Dokument erhält darauf hin einen Stern.

Dieser zusätzliche Schritt wurde eingeführt, weil unterschiedliche Personen in einem Unterschiedliche Aufgaben ausführen und die nützliche Vorlagen eines Verkäufers nicht zwangsläufig nützlich für einen anderen Verkäufer sein müssen (der vielleicht ein ganz anderes Segment verkauft). Ein Kollege in der Buchhaltung hat wiederum einen anderen Bedarf an Vorlagen, und so weiter. Ein Nutzer kann sich daher im Dokumenten-Reiter aus allen verfügbaren Vorlagen seine “Lieblinge” zusammenstellen ohne dass der Rest bei der täglichen Arbeit im Weg ist.