Was sind Schlagworte?

Schlagworte (oder organische Tags) sind fast überall in ExoMind® zu finden. Sie sind ein exzellenter Weg, um komplexe Informationen visuell und logisch zusammenzufassen, ohne dafür riesige neue Unterordner anlegen zu müssen.

Visuelle Identifizierung

Schlagworte können farbig sein und sogar Unicode-Symbole (Emojis) enthalten. Dadurch erkennt ein Nutzer beim bloßen Überfliegen großer Listen sofort den Zustand oder die Relevanz eines Datensatzes.

• Bei Artikeln: Markieren Sie beliebte Artikel z.B. visuell mit einem grünen Tag ⭐️ Favorit.
• Bei Dokumenten: Kennzeichnet Eingangsrechnungen z.B. rot als 🚨 Heiß! oder grün als Eingetroffen/Erledigt.
• Bei Projekten: Hebt hervor, dass an einem Bauprojekt z.B. noch Nachverfolgung 1 oder Nachverfolgung 2 stattfinden muss.
• Bei Dateien: Brandmarkt eine banale PDF-Datei quer im ganzen System als offiziell gültige Preisliste.

Schlagworte zuweisen

Die Zuweisung eines Tags an ein Element (z.B. ein Dokument oder ein Projekt) geschieht meist direkt im jeweiligen Modul. Suchen Sie in der Detailansicht Ihres Datensatzes (oft die 3. Spalte rechts, z.B. bei Kontakten oder Artikeln) den Bereich “Schlagwörter”. Dort können Sie im Suchfeld einfach das entsprechende Schlagwort auswählen (ein Administrator muss es vorher global freigeschaltet haben).

Alternativ können Sie in Listenansichten (z.B. Rechnungsprüfung) häufig auf die drei Punkte (...) ans Ende einer Zeile klicken und dort über das Menü direkt ein Schlagwort global anhaken oder abwählen.

Die Macht der Filterung (Sammlungen)

Die größte Stärke von Tags entfaltet sich, wenn man sie in Auswertungen und Sammlungen als Filteroption verwendet!

Wollen Sie in den Artikeln z.B. alle “Favoriten” einer speziellen Artikelgruppe auf einmal darstellen, bauen Sie sich eine intelligente Sammlung (siehe Artikel-Sammlungen). Als Kriterium nutzen Sie einfach: Feld: Schlagworte | Operator: Relation enthält | Wert: Favorit.

Daten-Integrität: Wird ein Element mit einem Schlagwort zugewiesen (oder dieses wieder abgezogen), erstellt ExoMind® diesbezüglich im Hintergrund immer einen automatischen Protokolleintrag. Somit bleibt lückenlos nachvollziehbar, wer z.B. das “Erledigt”-Tag an ein Projekt geklebt hat.

Rechte

Der Zugriff auf Schlagworte kann streng gesteuert werden. Im Rechtesystem für Rollen gibt es dafür 4 separate Schalter:

• Tags ansehen
• Tags erstellen
• Tags bearbeiten
• Tags löschen

Kategorie: Schlagworte