Nutzereinstellungen

Wenn Sie einen aktiven Benutzer anklicken (oder über das + Icon unten einen frischen Nutzer erzeugen), öffnet sich rechts das Formular für exakte Nutzereinstellungen.

Stammdaten & Identifikation

• Personalnummer (bzw. DATEV Nummer): Diese Nummernvergabe ist essenziell für die nahtlose Verknüpfung und den sauberen Export mit Fremdsystemen (wie Lohnbüro, DATEV, Steuerberater).
• Kürzel: Ein abgekürztes Namenszeichen, welches auf abgerechneten Zeiterfassungen (Stundenzetteln) oder schmalen Kalender-Tickets statt des wuchtigen Namens erscheint.
• Signatur & Grußformel: Beeinflusst den Footer und Kopfbereich beim automatischen Erstellen von E-Mails aus dem ExoMind®-Ticketsystem heraus.

Parameter der Zeit- und Projektsteuerung

• Zeitfaktor: Beeinflusst extrem die Projekt-Nachkalkulation! Lehrlinge und Azubis können z.B. oft nur mit dem Faktor 0,5 bewertet werden, und zählen dann effektiv nur zur Hälfte an reinem monetären Aufwand auf dem Deckungsbeitrag. Die Änderung dieses Wertes greift immer erst ab dem Moment der Änderung für alle folgenden Zeitbuchungen weiter.
• Arbeitsstunden pro Tag: Definiert hart das Pensum in Stunden auf dem vertraglichen Soll.
• Arbeitszeitmodelle: Hier wählen Sie das vorgefertigte Pausenmodell des Mitarbeiters aus. Pausenmodelle beeinflussen die automatischen Abzüge, wenn der Kollege morgens beim Einstechen schlichtweg den ganzen Tag “durchstechen” lässt.
• Anfangs Arbeitskonto (AZK) & Datum: Die monetären Startwerte, ab denen die Monatsabschlüsse und die Über-/Unterstundenlogik beginnt, sich aufzuaddieren!

System-Zugang & Mandanten

• Kontaktverknüpfung: Der Nutzer (als reiner Login-Account im System) kann hier nahtlos mit der physischen Visitenkarte aus Ihrer eigenen Kontaktdatenbank gekoppelt werden.
• Mandanten: Ganz entscheidend: Mit Checkboxen müssen Sie regeln, welche der Firmen-Mandanten dieser Nutzer in seinen Dokumenten, Projekten und Filtern überhaupt sehen (oder wählen) darf!
• Systembenutzer & Nutzungstarif: “Systembenutzer” verschwinden fast völlig aus Ansichten wie Dashboards und Kalendern. (Beispiel: Für offene Kaffeemaschinen-Tablets oder Kiosk-Zeiterfassungen). Der “Nutzungstarif (ExoMind)” steuert die Lizenz-Restriktionen, welche Funktionen der gebuchte Nutzer verwenden darf.

[!CAUTION] 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) erzwingen: Dringend empfohlen! Aktivieren Sie diesen Schalter für Ihren Mitarbeiter, MUSS er sich mit einer Authy- oder Google Authenticator-App auf seinem Smartphone als zweiten Verifikationsschritt absichern. Ohne diese App ist kein Login mehr möglich.

• E-Mail Einstellungen (SMTP): Hier tragen Sie die SMTP-Host-Server und Anmeldedaten des Nutzers ein, um serverseitig sicherzustellen, dass aus ExoMind® heraus versendete PDFs und Angebote vom originären E-Mail Account (und nicht von einem Sammelpostfach) versendet werden.

Kategorie: Nutzer & Rechte