Dubletten bereinigen (Verschmelzen)

Im hektischen Alltag passiert es immer wieder: Jemand ruft an, das Sekretariat legt ihn eilig an und später merkt der Außendienst – Halt, diesen Kontakt (oder diese Firma) gab es doch schon längst im System!

Statt dann mühsam alle alten Projekte händisch an den neuen Kontakt umzuhängen, bietet ExoMind® ein machtvolles Säuberungs-Tool.

Der Ablauf

Sucht man beispielsweise nach “Klopferbrett”, spuckt das System zwei Treffer in der mittleren Spalte aus. Einer davon ist eventuell mit Stammdaten wie Bauprojekten behangen, der andere ist einfach nur als leere Hülle doppelt erzeugt worden.

Ganz unten links in der schwarzen Hauptnavigation Ihrer Kontakte (unter den Schlagworten) finden Sie das Pfeil-Symbol (“Kontakte verschmelzen”). Klicken Sie darauf, um das Säuberungs-Werkzeug (3. Spalte) zu öffnen.

1. Zu erhaltender Kontakt (Ziel): Suchen Sie im oberen Feld nach dem “guten” Kontakt. Dies ist die Akte, die bestehen bleiben soll, weil hier z.B. schon E-Mails oder Zahlungskonditionen sauber gepflegt sind.
2. Zu verschmelzender Kontakt (Quelle): Suchen Sie im unteren Feld nach dem “schlechten” Kontakt (der Dublette).
3. Bestätigung: Die Aktion ist hochgradig destruktiv. Lesen Sie den Sicherheitstext: “Der zu verschmelzende Kontakt wird gelöscht. Sämtliche Datensätze verknüpft mit dem zu verschmelzenden Kontakt werden dem zu erhaltenen Kontakt zugeordnet.”
4. Haken setzen: Vor dem Speichern muss zwingend die Checkbox “Text gelesen*” markiert werden.
5. Klicken Sie auf den grünen Speichern-Button unten, um den Merging-Vorgang auszulösen.

[!CAUTION] Gefährliche Aktion Diese Aktion kann NICHT rückgängig gemacht werden. Das ERP krallt sich blitzschnell alle Aufgaben, Dokumente, Projekte, Adressen, Termine und Protokolle aus der zerschlagenen Akte und heftet sie an den überlebenden Kontakt. Die Ursprungsakte (die Quelle) wird radikal und permanent gelöscht! Führen Sie diesen Vorgang nur aus, wenn Sie zu 100% sicher sind.

Kategorie: Kontakte