Das CRM: Kontakte und Ansprechpartner

Ein leistungsstarkes ERP-System steht und fällt mit der Qualität seiner Kontaktdatenbank (CRM). In ExoMind® gibt es eine grundlegende, wichtige Philosophie bei der Anlage von neuen Datensätzen!

Die Trennung von Firma und Mensch

Eine Besonderheit der Kontaktdatenbank in ExoMind® ist die strikte Unterscheidung und Kapselung der Datentypen:

• Organisationen: Abstrakte Gebilde wie Firmen, Lieferanten, Netzwerke, Behörden oder Kommunen (z.B. Kiebitzberg GmbH & Co. KG).
• Natürliche Personen: Echte Menschen aus Fleisch und Blut mit Vornamen und Nachnamen (z.B. Florian Lewerken).
• Der “Ansprechpartner”: Die Verknüpfung beider Datensätze!

Diese Struktur löst historische CRM-Probleme: Einer Organisation können beliebig viele natürliche Menschen als Unter-Ansprechpartner untergeordnet werden. Ebenso kann eine natürliche Person aber in mehreren Organisationen auftauchen (z.B. jemand mit mehreren Geschäftsführerposten oder ein freier Architekt). Sie müssen die Person nicht drei Mal anlegen!

Sortierung und Klassifizierung

Um bei tausenden von Adressen nicht den Überblick zu verlieren, bietet Ihnen die erste Spalte starke Filter-Mechaniken:

• Kontaktarten: Dies ist die “Grundsortierung”, in die ein Kontakt gesteckt wird (z.B. Interessenten, Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter). (Achtung: Ausschließlich Administratoren können neue Stamm-Kategorien im Adminbereich erzeugen!)
• Schlagworte: Sie können jeden Kontakt beliebig tief verschlagworten (z.B. Bauträger, Behörde, ERFA). Es gibt keine Limits. Ein Kontakt kann unendlich viele Tags tragen. Klicken Sie auf einen Tag, zieht ExoMind® alle relevanten Karten quer durch alle Kontaktarten zusammen!

Ansprechpartner Management (Mittlere Spalte)

Innerhalb der Firmenakte (z.B. Kiebitzberg GmbH) finden Sie unter dem Reiter “Ansprechpartner” alle verknüpften Menschen. Hier können Ansprechpartner nicht nur über die Schaltfläche unten Neu erstellt werden, Sie können in diesem Block auch:

1. Den Ansprechpartner als offiziellen internen “Hauptkontakt” oder “Entscheider” flaggen! (Dies ist essenziell für spätere PDF-Adressteil-Automatiken bei Rechnungen).
2. Den Ansprechpartner verschlagworten, um seine Rolle zu kennzeichnen.
3. Den Ansprechpartner abtrennen. Verlässt Herr Müller die Firma, können Sie ihn per Klick als “Ehemaliger Ansprechpartner” markieren. Er rutscht somit logisch aus der aktiven Kommunikation, bleibt aber historisch in alten Projekten noch nachvollziehbar! (Die Karteikarte der natürlichen Person bleibt voll im System erhalten).

Kategorie: Kontakte