Formatierung & Best Practices

Damit Ihre Angebote und Kalkulationen beim Kunden stets hochprofessionell, einheitlich und aufgeräumt wirken – egal, welcher Ihrer Mitarbeiter das Dokument verfasst hat – sollten Sie sich unternehmensweit auf einige Formatierungs-Standards einigen.

Das sind unsere bewährten ExoMind®-Empfehlungen:

1. Hierarchien nie mischen

Regel: Mische niemals Zwischentitel und reguläre Positionen in derselben Einrückungs-Ebene. Wenn Sie anfangen, auf einer Ebene mit Zwischentiteln (Kapiteln) zu arbeiten, müssen auch zwingend alle anderen direkt daneben liegenden Blöcke auf dieser Ebene Zwischentitel sein. Eine normale “Zwischentitel -> Zwischentitel -> Position -> Zwischentitel” Reihenfolge ohne Einrückung zerschießt die optische Tiefe.

2. Trennung von Titel und Fließtext

Regel: Quetscht nicht alles in die Artikel-Headline. Eine saubere Angebots-Position besteht immer aus einer knackigen Überschrift (dem Positionsnamen) und dem weiterführenden, detaillierten Konstruktions-Text in der Beschreibungsebene darunter.

• FALSCH: Massivholz-Tisch 2100/1000/620mm geölt Eiche Natur mit Stahlkufen (Als fetter Titel)
• RICHTIG: Tisch Eiche Massivholz (Titel) + Die restliche Spezifikation darunter im Fließtext auffächern.

3. Einheitliche Maßangaben

Regel: Einigen Sie sich auf ein universelles Schreibformat für Abmessungen. Zuviel Variation (cm, mm, L x B x H, B x T x H) verwirrt Kunden massiv. Wir empfehlen den Standard:

Maße in mm (H/B/T) ca.: 2100/1000/620

4. Strukturierte Materialbeschreibungen

Regel: Unterhalb der Maße kommt der beschreibende Text zur Ausführung. Gliedert diesen optisch ansprechend (z.B. mit Unterstreichungen und Bulletpoints), anstatt ihn in einen einzigen dichten Fließtext-Block zu schreiben. Trennt dabei beispielsweise in:

• Material:
• Ausführung:

Wenn Sie diese Grundlagen beherzigen, generiert ExoMind® quasi fehlerfrei lesbare High-End Dokumente.

Kategorie: Kalkulation