Mandanten einrichten & verwalten

ExoMind® besticht durch seine stringente Mandantenfähigkeit. Als Mandant betitelt man getrennte juristische Firmen, unterschiedliche Filialen, oder komplett abgetrennte Organisationseinheiten, welche aber dennoch simultan auf ein und demselben ExoMind®-Server unter einem Dach operieren und sich Hardware (oder auch Mitarbeiter) teilen.

Isolierung von Nummernkreisen

Jeder angelegte Mandant verhält sich wie ein hermetisch isoliertes Silo für fortlaufende Belegnummern.

Das bedeutet konkret: Wenn “Firma A” ein Angebot versendet, erhält sie die Angebotsnummer ANG-A-0001. Schreibt “Firma B” in der exakt selben Stunde ebenfalls ein Angebot, lautet deren Nummernkreis völlig losgelöst AG-FIRMA_B-19992. Jeder Mandant behält seine komplett eigenen Nummernkreise für Projekte und sämtliche Dokumenttypen. Niemals grätschen sich die Zähler in die Parade.

Das Erstellen (+ Symbol) sowie das Bearbeiten (Klick auf den Stift rechts in der Zeile) ist einfach gestaltet. Neben dem Namen weisen Sie einem Mandanten sein internes Kürzel zu.

Deaktivieren statt Löschen: Auch bei den Mandanten gilt die Devise: Sollten Sie eine Filiale oder Unit abwickeln, löschen Sie den Mandanten bitte nie hart aus der Datenbank heraus. Stattdessen können diese abgewickelten Einzelfirmen in den Einstellungen einfach deaktiviert werden (Haken Aktiviert? entfernen). Alte Mandanten rutschen dann nach unten ans unangezeigte Listenende, sind ab sofort für Belege gesperrt, bleiben aber tabellarisch mit all den jemals fakturierten Alt-Rechnungen und Bilanzen revisionssicher für das Finanzamt in den Datenbanken erhalten.

Kategorie: Einstellungen Nutzer & Rechte