Dokumente

In ExoMind® können Sie den Fortschritt eines jeden Auftrages innerhalb eines Projektes protokollieren. Dabei können pro Position eines Auftrags Informationen zum Fortschritt festgehalten werden.  In der Baubranche wird diese Arbeitsweise auch “Aufmaß” genannt und ist entscheidend bei der Abrechnung von VOB Aufträgen. Gespeichert wird: Wer hat den Fortschritt protokolliert? Wann wurde der Fortschritt protokolliert? Welche Menge Eine Kategorie-Information…

ExoMind® bietet jeder Firma die Möglichkeit Dokumente als Vorlagen zu verwenden. Dabei hat jeder Dokumenttyp seine eigenen Vorlagen. Bei Briefen könnten dass zum Beispiel sein: Vorlage für eine Einladung zum Bewerbungsgespräch Vorlage für eine geheimhaltungserklärung Vorlage für eine Baubehinderungsanzeige Bei Angeboten können Vorlagen für häufig verkaufte Produkte erstellt werden, und so weiter. Jedes Dokument kann…

Jedes Dokument kann gesperrt werden. Dies kann manuell geschehen, in dem in den Einstellungen des Dokumentes einen Haken bei “gesperrt” setzt. Versendete Rechnungen werden automatisch nach 24 h gesperrt. Gesperrte Dokumente können noch gedruckt werden, aber nicht mehr verändert werden. Um dennoch Änderungen vornehmen zu können muss man einen Nutzer mit Administratoren-Rechte bitten, das Dokument…

Angebote, Rechnungen, etc. können als PDF ausgegeben werden um sie dann zu speichern und über das E-Mail-Programm Ihrer Wahl zu verschicken. Sie können aber auch ein Dokument direkt über ExoMind verschicken. Klicken Sie dazu auf -> Auge -> Vorschau -> Briefumschlag. Ein E-Mail-Fenster öffnet sich. ExoMind wählt den Vortext des Dokumentes als Textvorschlag für die…

Folgende Variablen können in ExoMind verwendet werden, in dem Sie im Vortext oder Schlusstext eingesetzt werden. Die Variablen bleiben im Dokument bestehen, werden aber beim Drucken dann in den entsprechenden Text übersetzt. Hier ein Beispiel – nehmen wir an, wir wollen in einem Anschreiben immer die Telefonnummer des Nutzers und die Nutzer-Signatur einbinden und außerdem…